Tout savoir sur la recherche de locaux/bureaux !

Vous souhaitez entamer une recherche de bureaux/locaux pour déménager votre entreprise ou lui trouver son premier lieu d’habitation ? Combien cela va-t-il vous coûter ? Et quelles sont les démarches à effectuer ?

Dans ce guide, nous vous expliquons comment réussir votre recherche de locaux/bureaux, de votre souhait premier au déménagement de vos équipements.

Quel processus pour une recherche de locaux/bureaux ?

Une recherche locaux/bureaux, que ce soit pour un déménagement comme pour une première installation, est une étape importante pour votre entreprise.

Et cette étape peut s’avérer longue, car vous allez devoir passer par plusieurs temps pour réussir votre besoin immobilier d’entreprise, à commencer par la mise en place du processus de recherche de votre nouveau bureau/local.

Votre processus de recherche devra vous permettre de mettre en place les éléments suivants :

• Le budget prévisionnel ;
• Le cahier des charges ;
• La recherche en elle-même.

Pour ce qui est de votre budget prévisionnel, vous devrez prendre en compte les postes de dépense suivants :

• Les impôts ;
• Le loyer ;
• Les provisions ;
• La TVA.

Et pour trouver les bureaux ou locaux de vos rêves, que ce soit sur Internet ou dans la presse, vous devrez déterminer plusieurs critères essentiels, de la localisation à la surface du bien immobilier souhaité.

Si vous ne souhaitez pas effectuer votre recherche seul, vous pouvez confier cette responsabilité à des professionnels de l’immobilier, qui pourront également vous assister dans l’établissement de votre dossier de candidature.

Chez Valoris, nos équipes vous accompagnent dans l’achat, la location et la vente de vos bureaux/locaux.

Reprise de local ou location entre particuliers ?

Lors de votre recherche de bureaux/locaux, vous aurez le choix entre la reprise d’un local commercial et la location de particulier à particulier.

La reprise d’un local commercial

Une reprise de local peut être exécutée par le bailleur ou le locataire.

Pour effectuer une reprise de local, vous devrez respecter les conditions de la procédure de reprise.

La reprise d’un local commercial passe obligatoirement par le cession du droit au bail commercial, ou par la cession du fonds de commerce.

La durée du bail commercial ne peut être inférieure à neuf ans, mais sa résiliation peut intervenir, avec l’accord des deux parties, sous trois ans.

Si vous souhaitez reprendre un bail commercial, vous devrez formuler une proposition de rachat via une lettre recommandée avec avis de réception au locataire, et respecter de nombreuses formalités avant la signature du nouveau contrat.

La location de particulier à particulier

Une location de particulier à particulier est une solution fortement plébiscitée par de nombreuses personnes.

Cette solution d’achat ou de location de biens immobiliers entre un bailleur et un locataire vous permet de ne pas passer par l’intermédiaire d’une agence immobilière, et donc d’économiser de l’argent sur la transaction.

Pour votre recherche de location de particulier à particulier, vous devrez commencer par établir les caractéristiques du bien convoité, construire votre business plan et prévoir votre budget.

En vous rendant sur place, vous pourrez visiter le local qui vous intéresse avec son propriétaire, puis signer un bail commercial valable neuf ans, et renouvelable tous les trois ans.

Dans notre article complet, découvrez plus en détail les avantages et inconvénients d’une location de bureaux entre particuliers.

Comment monter un dossier de candidature ?

Désormais que vous savez comment rechercher vos futurs bureaux, et si vous souhaitez ou non vous adresser à un professionnel, il convient de nous arrêter plus en profondeur sur la constitution d’un dossier de candidature.

Votre dossier de candidature devra impérativement contenir les éléments suivants :

• Une copie des statuts de la société ;
• Un courrier d’intérêt signé reprenant les termes de la proposition ;
• Un extrait Kbis ;
• Un RIB ;
• Les trois derniers bilans comptables ;
• Et une présentation de votre société.

Si votre candidature est retenue, vous recevrez une validation rapidement.

Si vous êtes locataire de bureaux/locaux, n’oubliez pas de vous renseigner en amont sur les conditions de sortie de votre bail actuel, c’est-à-dire la durée du préavis et les modalités de résiliation du bail.

Avant de signer votre contrat, prenez bien en compte l’ensemble des éléments afin de négocier les meilleures conditions pour votre bail.

Vous ne devez pas hésiter à impliquer vos plus proches collaborateurs dans la recherche de bureaux. Si l’information du représentant du personnel est une obligation, l’ensemble de vos collaborateurs vous aidera à trouver un lien qui contribuera à l’épanouissement professionnel de tous.

Pour finir, gardez à l’esprit que vous possédez un droit de rétractation dans un délai de dix jours suivant réception de l’acte de signature.

Nos conseils pour votre visite de bureaux/locaux

Il est désormais temps de procéder à la visite des bureaux/locaux qui vous intéressent. Et pour éviter toute appréhension, nous vous délivrons plusieurs conseils.

Lors de la préparation de votre visite de local commercial, vous devrez vous assurer que votre coup de cœur correspond à l’ensemble de vos attentes. Si vous passez par l’intermédiaire d’un agent immobilier, le premier contact avec ce professionnel sera également essentiel.

Pour ce qui est du moment de visite, il vous permettra de poser toutes vos questions, en particulier sur l’aspect financier du local, du dépôt de garantie au montant des diverses taxes applicables. C’est également à ce moment que vous pourrez inspecter en profondeur les lieux, afin de vous prémunir d’éventuelles mauvaises surprises.

Vous pourrez effectuer plusieurs visites, dont si vous le souhaitez des visites virtuelles, avant de valider définitivement votre choix et formuler une offre d’achat. De plus, nous vous recommandons de signer un bon de visite.

A noter : Selon le régime de paternité, régit la commercialisation des biens, et vous avez priorité d’achat durant six mois si vous êtes le premier à visiter.

Comment réussir votre déménagement ?

Pour conclure cet article, nous vous rappelons qu’il est important d’anticiper le déménagement prochain de vos locaux vers de nouveaux.

Pour ce faire, votre organisation se devra d’être la plus méthodique possible, à commencer par le choix d’une période d’activité calme pour réaliser votre déménagement, plus propice à sa bonne entreprise.

Dans tous les cas, vous devrez :

• Désigner un responsable de déménagement ;
• Prévenir l’ensemble de vos salariés ;
• Mettre en place une check-list complète et définir un plan d’implantation ;
• Comparer les devis de déménageurs ;
• Faire vos démarches d’électricité, eau et sécurité ;
• Vider vos locaux et tout répertorier.

Vous l’aurez compris, votre déménagement doit s’organiser sur plusieurs mois, sous peine de vous retrouver le nez dans les cartons sans pouvoir en sortir la tête, et perdre un temps précieux à cause d’une mauvaise organisation logistique.

Pour finir, et même si cela peut vous sembler le plus évident, vous devrez prévenir l’ensemble de vos clients, organismes et partenaires de votre déménagement.

Ces derniers sont :

• Votre centre des impôts ;
• Vos clients ;
• Vos fournisseurs ;
• Vos prestataires ;
• L’URSSAF ;
• La caisse de retraite :
• La Poste ;
• Votre banque ;
• La trésorerie principale ;
• La préfecture ;
• Etc.

Désormais, vous savez comment effectuer une recherche de locaux/bureaux en vous posant les bonnes questions.

En cas de déménagement et non de premier achat, vous devrez également vous poser la question de la succession, en mettant en place les démarches nécessaires ou en le demandant à votre propriétaire selon votre situation contractuelle.

Chez Valoris, acteur nouveau de l’immobilier d’entreprise sur Lyon et sa région, nous vous proposons une prestation complète de services liés à l’immobilier pour les investisseurs, les propriétaires et les utilisateurs.