Surface de bureau par collaborateur : quel type de loyer ?

Gestionnaires d’entreprises, c’est à vous qu’il revient de penser à un environnement de travail de qualité et selon vos besoins. En règle générale, la pièce optimale varie selon les préférences des employés. Pourtant, en raison des évènements liés à la Covid-19, les employeurs préfèrent maintenir autant que possible la distance physique entre leurs travailleurs.

Quelle est la surface idéale de bureau nécessaire par collaborateur ? Quel est le type de loyer à choisir ? Qu’il s’agisse de nouveaux locaux ou pas, découvrez dans notre article Valoris les éléments à considérer avant de conclure à un contrat de bail.

Quelle est la surface minimale de bureau par collaborateur ?

Il est généralement recommandé d’améliorer les dimensions typiques du bureau par personne pour favoriser la sécurité et la productivité. Pour ce faire, les employeurs sont tenus d’aménager le poste de travail afin qu’il soit prolongé d’au moins de moitié.

Que dit la loi ?

Le Code du travail ne stipule dans aucune de ses dispositions la surface minimale allouée à chaque travailleur dans un bureau. En d’autres termes, les employés peuvent être installés n’importe où.

Ce même code oblige des normes de sécurité afin de préserver la bonne circulation des salariés :

• Dans la pièce proprement dite ;
• Autour de l’équipement de bureau (tables, sièges, etc.).

Le Code du travail agit ainsi à titre préventif dans le but d’éviter les problèmes physiques ou psychologiques. Par exemple, en cas d’incendie.

La norme Afnor NF 35-102 est-elle obligatoire ?

La norme Afnor NF 35-102 est l’un des textes de référence appelés normes Afnor. Elles sont quelquefois imposées par la loi.

La norme Afnor NF 35-102 est non obligatoire. Il revient à l’employeur de choisir de s’y conformer. À long terme, cet engagement volontaire a pour but de perfectionner les pratiques usuelles avec des conditions précises. En ce qui concerne la surface minimum, cette règle recommande :

• 10 m2 par individu lorsqu’il s’agit d’un bureau collectif ;
• 10 m2 pour un bureau individuel ;
• 15 m2 par individu dans un espace commun tel qu’un centre d’appel téléphonique.

Cette norme préconise de ne pas installer les employés dans un bureau de forme cubique, sphérique ou allongée. Elle demande aussi de laisser de l’espace pour permettre de circuler dans un lieu de travail aménagé. La largeur doit être de 0,80 m pour le passage d’une personne et de 1,50 m si les individus se rencontrent. La longueur, quant à elle, sera deux fois plus petite que la largeur.

Comment calculer la surface de bureau par collaborateur à louer ?

Pour déterminer le nombre de mètres carrés d’une surface de bureau par collaborateur, il faut prendre en compte les zones de mouvements des employés. Qu’il s’agisse d’un open space ou d’une cabine, ces derniers ne passent pas tout le temps sur leur plan de travail. Par conséquent, votre calcul doit également englober :

• Les couloirs ;
• Les salles de réunions ;
• Les toilettes ;
• Le lieu de pause ;
• La cuisine ;
• Etc. ;

Il est important de faire cette évaluation avant une location de bureau pour de nombreuses raisons dont :

• Louer une surface adéquate, ni trop petite ni trop grande ;
• Favoriser le rendement.

Un employeur pourra également garantir la sécurité des salariés dans leur cadre de travail.

Quel est le type de loyer à choisir ?

En règle générale, le locataire choisit le type de loyer avant que le coût ne soit évalué. De ce fait, le propriétaire peut offrir un loyer au mètre carré ou un loyer par espace de travail. Ces derniers possèdent des dissemblances qui ont des conséquences sur les prix.

Le loyer en fonction du mètre carré

Le coût du loyer en fonction du mètre carré est estimé annuellement. Prenons un exemple concret pour comprendre ce modèle de calcul du loyer.

Considérons une surface de bureau construit sur 300 m2 et chaque mètre carré revient à 95 €. Donc, il faut prévoir 300 × 95 € ꞊ 28 500 €/an. Mensuellement, il correspond à 28 500 € ÷ 12 ꞊ 2375 € constituant le loyer de base.

À cette base, il faut ajouter le coût des services du propriétaire et le tarif de la TVA. Les services du bailleur équivalent aux charges liées :

• À la maintenance du local et des lieux publics ;
• À la sécurité ;
• Aux formalités administratives ;
• Etc.

Il peut également s’agir des dépenses qui concernent la consommation en énergie.

Le loyer en fonction de la surface de travail

Ce type de loyer concerne généralement les bureaux situés dans les entreprises d’affaire ou des espaces de coworking. Le prix du loyer prend en considération plusieurs aspects :

• Les services de la réception, de la crèche, etc. ;
• Le wifi ;
• Les appels téléphoniques ;
• L’utilisation des imprimantes ;
• L’accès à la restauration ;
• Etc.

En d’autres termes, si un locataire veut se servir de 10 postes de travail dont l’un vaut 250 €, il va payer 2500 €.

Quels sont les différents baux adaptés à une surface de bureau ?

Une surface de bureau peut faire l’objet d’une location au même titre que tout autre local. Il existe plusieurs types de contrat de location, nous pouvons distinguer :

• Le bail commercial : il concerne les entreprises commerciales, artisanales ou commerciales enregistrées au registre du commerce et des sociétés(RCS) ou au répertoire des métiers. À durée minimale de 9 ans, il permet à une société de se développer facilement ;
• Le bail professionnel : ce type de contrat de location s’applique aux professions libérales réglementées ou pas. C’est le bail le plus souple, car il peut être reconsidéré en bail mixte quand le locataire utilise aussi le local pour y vivre ;
• Le bail dérogatoire : il est adapté aux sociétés qui s’implantent dans une zone pour une courte période puisque sa durée est de 23 mois minimum.

Si les dispositions ne sont pas respectées, la loi permet la résiliation de différents contrats sous certaines conditions.

Pour déterminer la surface nécessaire de bureau par collaborateur, il faut se référer à la norme Afnor NF 35-102. Pour toute conclusion d’un contrat de location de bureaux, contactez-nous immédiatement et profitez de l’accompagnement personnalisé Valoris.