Location de surfaces de bureaux : quels types de baux ?

Un espace de travail est le reflet de votre entreprise. Sa dimension et son aménagement font généralement preuve du professionnalisme des salariés auprès des clients. Vous envisagez une nouvelle location de surfaces de bureaux pour le développement de vos activités et le bien-être de vos employés ? Quels sont les différents types de baux à considérer ?

Nos experts Valoris mettent à votre disposition des informations utiles pour comprendre la location de bureaux.

Quels sont les types de bureaux à louer ?

Les surfaces de bureaux se présentent sous plusieurs dimensions (50, etc.) et dépendent de la nature de l’activité de l’entreprise locataire. Nous pouvons distinguer :

• Le bureau fermé ou traditionnel : espace clos ou bureau privé, il représente la forme classique des bureaux ;
• Les open spaces : les salariés travaillent ensemble dans le même espace cloisonné ou pas.

Le Code du travail n’impose pas une dimension minimale. Toutefois, les règles de sécurité et d’hygiène doivent obligatoirement être respectées. Le travailleur doit avoir une autonomie de mouvement en hauteur et en largeur. L’espace de travail doit être confortable et facilement accessible même pour les salariés à mobilité réduite.

Par ailleurs, il est recommandé de respecter 11 m² minimum par personne et 15 m² dans les surfaces bruyantes (centres d’appels téléphoniques, etc.). Il est préconisé de restreindre le nombre de personnes à 5 dans les espaces de travail fermés.

Les espaces individuels de travail sont généralement plus chers que les surfaces partagées. Ces surfaces peuvent être meublées ou non selon votre budget et vos attentes.

Quels sont les types de baux recommandés pour la location de surfaces de bureaux ?

La location de surfaces de bureaux est soumise à des formalités contractuelles très importantes. Le contrat de bail est le document par excellence lorsqu’une entreprise veut aménager un espace.

Il existe plusieurs typologies à prendre en considération selon les besoins de votre entreprise.

Le bail commercial

Le bail commercial est un contrat qui engage un entrepreneur sur une longue période. Cette durée est nécessaire à la bonne marche du fonds de commerce.

Il concerne particulièrement les entreprises artisanales, commerciales ou industrielles. Il peut aussi s’adresser aux services sollicitant la réception des clients dans des cas spécifiques comme une agence immobilière.

Le contrat de location ici n’est pas obligatoirement écrit, mais il est conseillé de le faire. Vous pouvez le faire rédiger par un notaire ou un avocat en évitant de le faire vous-même.

La durée du bail commercial est de 9 ans, ce qui constitue une offre intéressante aux entreprises qui recherchent la stabilité. Il est possible que la période soit supérieure à 9 ans, généralement en cas de location de grandes surfaces de bureau.

Le locataire a droit à une indemnité d’éviction. Cette compensation est obligatoire dans le cas où le bailleur souhaite son départ sans lui signifier un préavis.

Vous avez également un droit automatique au renouvellement. En d’autres termes, vous avez le droit d’utiliser le local même après la fin du contrat. Cette situation est une preuve de votre volonté de conclure un nouveau bail commercial.

Le bail dérogatoire ou précaire

Le bail dérogatoire est un bail de courte durée, il s’étend sur une période de 3 ans non renouvelables. Il concerne généralement les surfaces de bureaux établies dans les centres-villes ou d’affaires.

Pour conclure à un bail dérogatoire, il faut absolument :

• Un contrat écrit ;
• Les volontés claires et explicites des parties contractantes à ne pas considérer les statuts des baux commerciaux ;
• La durée totale de 3 ans maximum.

Il n’existe pas de droit au renouvellement ou de compensation suite à une éviction contraire à la loi. Par ailleurs, aucune partie contractante n’a la possibilité de donner un congé anticipé avant l’échéance du bail.

Plusieurs baux successifs de courte durée sur la même surface peuvent être conclus entre le propriétaire et le même locataire. Toutefois, la durée totale ne doit pas dépasser 3 ans prévus pour ce type de bail.

Les parties contractantes ont la possibilité d’insérer les clauses selon leurs besoins (types d’activités, coût du loyer, etc.) dans ce contrat.

Le bail dérogatoire permet à une entreprise d’expérimenter une activité sans subir les exigences d’un bail commercial.

Le bailleur et le locataire doivent faire une vérification de l’état des lieux à l’amiable et solliciter les services d’un agent immobilier. En cas de désaccord, il revient au commissaire ou à l’huissier de justice de le faire, mais aux frais des deux parties.

Le montant du loyer non plafonné est librement établi par les parties. Il peut subir des variations (hausse ou baisse du coût initial) grâce à la clause d’indexation.

Le bail dérogatoire prend fin automatiquement à la date convenue. Le locataire peut rendre l’espace loué immédiatement. S’il souhaite conserver le local, il va conclure à un nouveau bail avec l’accord du propriétaire. Ce nouveau contrat est automatiquement un bail commercial.

Le bail mixte

Le bail mixte est un contrat de location de surface à usage professionnel ou d’habitation. Il est généralement conclu par les professionnels libéraux (avocats,experts-comptables, etc.). C’est également le bail par excellence des prestataires de services exerçant à partir de leur domicile principale.

Ce type de bail comprend toutes les mesures et règles nécessaires à son application. La réglementation est distincte qu’il s’agisse d’une activité professionnelle ou commerciale.

En cas de prestation commerciale, le bail est à usage mixte commercial et d’habitation principale. Il est ainsi soumis aux dispositions du Code de commerce.

Par contre, si la prestation est professionnelle, le bail est dit à usage professionnel et d’habitation principale. Il est normalisé par les dispositions prévues par la loi n°89-462 du 6 juillet 1989. Il est établi :

• Par écrit ;
• Par acte notarié ou sous seing privé.

Toutefois, le propriétaire doit permettre que son bien soit à usage professionnel sur une période minimale de :

• 3 ans, s’il est une personne physique ;
• 6 ans lorsqu’il est une personne morale.

Le coût du loyer est librement déterminé par les contractants. Il peut être reconsidéré une fois par an selon l’indice de référence des loyers (IRL) le jour de révision prévu par le contrat.

Le locataire bénéficie d’un droit au renouvellement à l’échéance du bail mixte. Ce renouvellement est généralement proposé par le propriétaire suivi d’un loyer révisé et plafonné.

L’occupant peut faire cesser le bail en cours d’exécution quand il le souhaite par acte d’huissier ou par correspondance recommandée avec avis de réception. ll doit respecter dans ce cas un préavis de 3 mois.

Le bail professionnel

Le bail professionnel est encadré par la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986, il peut être classique ou modulable.

Le bail professionnel classique est pratiqué en cas de location de surfaces de bureaux à activités libérales ou non commerciales. Il concerne les entreprises avec un nombre de salariés stable et à modèle de développement ou d’activité bien défini.

La durée minimale du bail professionnel classique est de 6 ans et peut être reconduite tacitement.

Le locataire peut résilier ce type de contrat pendant l’exécution du bail, en respectant un délai de 6 mois. Par contre, le propriétaire peut donner congé à l’occupant à la fin du contrat par lettre recommandée ou acte d’huissier. Il doit le faire 6 mois avant l’ échéance du contrat.

Le bail professionnel modulable quant à lui est généralement conclu pour des périodes de trois mois à deux ans. Ces courtes durées sont renouvelables à la demande du locataire. Il s’adresse principalement aux structures en développement comme les TPE (très petites entreprises) ou les start-ups.

Ce type de bail comprend moins de clauses obligatoires telles que le montant du loyer. Ce dernier peut être irrévocablement fixé dès la conclusion du contrat ou soumis à l’indice du coût de la construction.

L’avantage du bail professionnel modulable repose sur sa flexibilité car il oblige une entreprise sur de courtes périodes. Cette souplesse aide à diminuer les risques en pertes de croissance.

La location de surfaces de bureaux est une étape importante dans la vie d’une entreprise. Du bail commercial au bail professionnel, vous devez souscrire au bail qui correspond à votre activité.

Valoris met à votre disposition des agents immobiliers prêts à vous accompagner dans le choix du contrat de location auquel souscrire. Vous pouvez aussi compter sur nos experts pour la recherche d’un local en plus des annonces de bureaux à louer dans les journaux.