Quel contrat de bail pour la location d’un open space ?

À la création de votre entreprise, il est tout à fait naturel que vous pensiez à aménager un open-space pour le confort de vos salariés. En fonction de l’objectif de cet espace et de vos besoins, différents types de contrats de bail peuvent être utilisés. Toutefois, lequel de ces contrats est le mieux adapté à ce modèle de bureau ?

Découvrez dans ce guide Valoris, tout ce que vous devez savoir sur la location d’un open-space.

Qu’est-ce qu’un open-space ?

Un open-space est un type de bureau devenu populaire qui combine espace ouvert et travail collaboratif. Il offre une plate-forme de travail qui permet à ses utilisateurs d’optimiser leurs tâches quotidiennes sans besoin d’aller de pièce en pièce.

Cet espace de travail, né dans les années 1950, est aménagé avec une place réservée à chaque employé. Cependant, l’espace peut appartenir à tous les salariés attitrés selon le flex office.

Ce bureau allie cohésion et travail en équipe malgré le manque d’intimité et les nuisances sonores. Néanmoins, ce type de bureau comporte de nombreux avantages, à savoir :

• Un important gain de place : en open-space, tous les salariés (y compris les supérieurs hiérarchiques) profitent d’un espace qui peut se substituer en salle de réunion ;
• Un environnement chaleureux et plus convivial : le travail en open-space permet de réduire le stress dans les bureaux individuels ;
• Une réactivité accrue : les employés communiquent facilement et les informations sont rapidement partagées ;
• Une possibilité de mettre en place des cloisons : comme frein au bruit ou pour respecter la confidentialité, il est possible d’installer des cloisons de séparation quand cela devient nécessaire.

Dans un open-space, un poste de travail peut être aménagé selon le désir de l’occupant. En effet, ce type d’installation permet à ses occupants d’installer des décorations agréables comme des plantes vertes ou des coussins d’assise. Pour le confort des employés, l’entrepreneur doit définir les règles de vie commune afin d’éviter une mauvaise ambiance au travail.

Quels sont les baux appropriés en matière de location d’un open-space ?

Lors de la location d’un open-space, vous devez respecter les formalités juridiques en matière de bail de bureau. Selon l’objectif de l’espace ouvert et les besoins du locataire, différents types de contrats peuvent être utilisés.

Le bail commercial classique

Le bail commercial est un contrat qui s’étend généralement sur une longue durée pour le bon fonctionnement d’un fonds de commerce. Il s’adresse exceptionnellement aux entreprises exerçant une activité commerciale, industrielle ou artisanale.

La loi n’oblige pas la rédaction du bail commercial classique, mais il est recommandé d’avoir recours à des professionnels tels que les avocats et les notaires. Si vous êtes en quête d’implantation durable, ce bail est fait pour vous. De plus, c’est un contrat dont la durée s’étend sur une période de 9 ans minimum.

En cas de résiliation de bail sans préavis, le locataire recevra une indemnité d’éviction prévue par la loi. Dans le cas contraire, le bail est automatiquement renouvelé.

Le bail commercial s’effectue en fonction de la règle du bail 3 6 9. Ce principe donne le droit au locataire de résilier le contrat tous les trois ans. Toutefois, le bailleur doit être informé par une lettre recommandée ou par acte d’huissier six mois avant la date d’échéance de chaque période triennale.

Le bail précaire

Le bail précaire est aussi appelé bail dérogatoire. D’une durée de 3 ans non renouvelables, ce type de bail est parfait pour une location à court terme.

Si la période maximale de trois ans est dépassée, son statut passe à celui de bail commercial. De plus, il n’offre pas d’indemnité ni de droit au renouvellement en cas d’éviction abusée. Cependant, il est possible pour le bailleur de contracter plusieurs baux répétitifs sur un même open space, mais dont les durées totales additionnées n’excèdent pas les 3 ans.

Dans ce contrat particulier, le loyer est non plafonné et les parties sont libres d’en déterminer le montant. Ils peuvent donc l’augmenter ou l’abaisser selon la clause d’indexation pratiquée. Ils doivent, toutefois, vérifier l’état des lieux avec l’aide d’un agent immobilier. S’il n’y a pas d’entente sur le résultat, l’huissier ou le commissaire de justice peut inspecter les lieux.

Le bail précaire est idéal pour les entreprises qui veulent tester une location avant de s’engager dans un bail à long terme. Les clés du local reviennent sans délai au propriétaire et les parties peuvent à nouveau contracter un bail avec l’accord du bailleur. Dans ce cas, le bail renouvelé prend obligatoirement la forme d’un bail commercial.

Le bail mixte

Le bail mixte est un contrat de bail dans lequel un local est en même temps soumis à un usage professionnel et d’habitation. La durée de ce bail dépend du statut du locataire :

• Pour une personne physique : 3 ans maximum ;
• Pour une personne morale : le maximum est de 6 ans.

Dans ce contrat, le locataire peut faire cesser son bail en faisant part de sa volonté au bailleur trois mois avant. Il a également la possibilité de laisser le contrat se renouveler automatiquement avec la même durée.

Très sollicité par les professions libérales, le bail mixte convient aussi aux prestataires de service basés dans leur résidence principale. Les statuts de ce bail diffèrent en fonction de prestation offerte :

• Activité professionnelle : le contrat est un bail à usage professionnel et d’habitation principale organisé par la loi du 6 juillet 1989 ;
• Activité commerciale : le bail est dit mixte à usage commercial et d’habitation principale normalisé par le Code de commerce.

Dans les deux cas, le montant du loyer est délibérément établi par les parties. Ces derniers peuvent le réévaluer une fois par an en fonction de l’indice de référence des loyers comme le prévoit le contrat.

Le droit au renouvellement est possible à la fin du contrat de bail mixte. Dans ce cas, le coût du loyer est reconsidéré et plafonné par le bailleur. Le locataire peut mettre fin au bail mixte à tout moment. Il faut simplement qu’il adresse une lettre recommandée avec accusé de réception ou recourir à un acte d’huissier 3 mois avant son départ.

Le bail professionnel

Le bail professionnel est un contrat qui sied aux professionnels en exercice libéral tels que :

• Les comptables ;
• Les avocats ;
• Les agents immobiliers ;
• Etc.

Il peut être classique avec une durée minimale de 6 ans reconduite tacitement et convient aux sociétés dont le nombre d’employés est déterminé et stable. En cours d’exécution, l’entrepreneur occupant a la possibilité de faire cesser ce bail en respectant un préavis de 6 mois. Le bailleur, quant à lui, peut aussi solliciter le départ du locataire par acte d’huissier ou par correspondance recommandée 6 mois avant la fin du contrat.

Le bail professionnel est souvent conclu pour de courtes périodes qui peuvent être renouvelables si le locataire le souhaite. Il s’agit généralement des start-ups ou des entreprises émergentes qui possèdent ou non des open-space. Le loyer est déterminé de façon irrévocable au moment de la signature ou selon l’indice du coût de la construction.

Un open-space subit l’un des baux réservés à la location des surfaces de bureaux. Du bail commercial au bail professionnel, l’entrepreneur dispose de tous les éléments pour un choix judicieux et adapté.

Si vous hésitez encore à faire un choix, vous pouvez compter sur l’expertise et la disponibilité des agents immobiliers Valoris. Contactez-nous sur valoris-re.com pour plus d’informations.